Qu'est-ce qu'un compte Organisation ?
Avec un compte Organisation, vous pouvez inviter les membres de votre équipe à collaborer pour passer des commandes sur HelloPrint. Avec un compte organisation, vous et vos collègues pouvez passer des commandes, valider vos fichiers et partager des factures.
- Vous souhaitez donner à votre designer l'accès au téléchargement et à la validation des visuels pour vos commandes ?
- Vous souhaitez partager les factures de vos commandes avec vos collègues de la comptabilité ?
- Vous partez en vacances et prévoyez de confier vos commandes à un collègue ?
Accédez à notre fonction "Organisation" à partir de votre espace "Mon compte". Invitez vos collègues et travaillez ensemble ultra simplement.
Créer un compte Organisation
Pour créer un "compte organisation", connectez-vous sur HelloPrint avec votre adresse email, puis allez dans "Créer un compte Organisation" dans votre espace "Mon compte" et ajoutez le nom de votre organisation pour configurer le compte. Vous pouvez également indiquer votre numéro de TVA et SIRET. Vos informations personnelles, comme votre prénom, nom et adresse email, seront remplis automatiquement après la création du compte.
En tant que créateur du compte, vous serez défini comme administrateur et personne de contact. Une fois le compte créé, vous aurez accès à la page "Gérer les utilisateurs" où vous pourrez inviter d'autres collègues.
Aperçu des utilisateurs
Vous pouvez voir tous les utilisateurs de votre compte Organisation sur la page "Gérer les utilisateurs" dans "Mon compte". Dans l'aperçu, vous verrez tous les utilisateurs avec leur statut. Cette page vous permet également d'inviter de nouveaux utilisateurs et d'en supprimer.
Si l'utilisateur est invité mais n'a pas encore accepté ou rejeté l'invitation, son statut sera "Invité".
Si l'utilisateur a accepté l'invitation et a rejoint le compte de l'entreprise, son statut sera "Actif".
Si l'utilisateur a rejeté l'invitation, son statut sera "Rejeté". Si vous souhaitez réinviter un utilisateur qui a précédemment rejeté l'invitation, vous pouvez supprimer l'utilisateur sur la page "Gérer les utilisateurs" et l'inviter à nouveau.
Inviter de nouveaux utilisateurs
Pour commencer à collaborer, invitez de nouveaux utilisateurs à rejoindre le compte de votre organisation. Pour ce faire, rendez-vous sur la page "Gérer les utilisateurs" dans "Mon compte".
Pour inviter un utilisateur, vous devez fournir son adresse email, ainsi que son nom et son prénom. Vous pouvez inviter plusieurs utilisateurs simultanément sur le compte de l'entreprise. Les utilisateurs invités recevront une invitation par email. L'invitation expire au bout de 96 heures, vous pourrez envoyer une nouvelle invitation à l'utilisateur si nécessaire. Une fois l'invitation envoyée avec succès, vous recevrez un email de confirmation de notre part.
Lorsqu'un nouvel utilisateur est invité, il reçoit un email contenant l'invitation qu'il peut accepter ou rejeter. S'il accepte l'invitation, l'utilisateur sera redirigé vers la page "Organisation" dans "Mon compte". Si l'utilisateur n'a pas encore de compte HelloPrint, il devra en créer un avant d'accepter l'invitation. Si l'utilisateur rejette l'invitation, vous pouvez supprimer son invitation dans la page "Gérer les utilisateurs" et le réinviter si nécessaire.
Vous serez informé de l'état de vos invitations par email et sur la page "Gérer les utilisateurs".
Lorsqu'un nouvel utilisateur rejoint le compte de votre entreprise, il peut voir toutes les commandes passées par les membres du compte de l'entreprise, accéder au carnet d'adresses partagé et aux factures. Il sera également autorisé à ajouter des utilisateurs au compte de l'entreprise, à définir une personne de contact et à modifier ou supprimer le compte de l'entreprise.
Autorisations pour les utilisateurs d'un compte d'entreprise
Tous les utilisateurs d'un compte organisation peuvent voir toutes les commandes passées par les membres du compte entreprise dans leur compte HelloPrint. Ils peuvent accéder au carnet d'adresses partagé et aux factures. Ils sont également autorisés à ajouter de nouveaux utilisateurs au compte de l’organisation, à définir une personne de contact et à modifier ou supprimer le compte de l'organisation.
Commandes, factures et adresses du compte de l'organisation
Pour consulter les commandes, vous pouvez aller sur la page "Commandes". En tant que membre d'un compte organisation, vous verrez toutes les commandes que vos collègues actifs ont passées via leur compte HelloPrint.
Pour consulter les factures, vous pouvez aller sur la page "Factures". Ici, vous aurez accès à toutes les factures des commandes passées par vos collègues avec leur compte HelloPrint.
Pour consulter les adresses, vous pouvez aller sur la page "Adresses". En tant que membre d'un compte Organisation, vous avez accès à toutes les adresses enregistrées par vos collègues dans leur compte HelloPrint.
Suppression d'utilisateurs
Si vous souhaitez supprimer des utilisateurs du compte de l’organisation, vous pouvez le faire sur la page "Gérer les utilisateurs" dans "Mon compte". Cliquez sur l'icône "Supprimer" à côté de l'utilisateur que vous souhaitez supprimer.
Si un utilisateur est supprimé, il perdra l'accès aux détails du compte de l'entreprise et aux commandes passées par ses collègues. Les utilisateurs conservent leur compte HelloPrint et toutes les commandes qu'ils ont passées (y compris les commandes qu'ils ont passées dans le cadre du compte de l'entreprise).
Après la suppression d'un utilisateur, les commandes qu'il a passées avant de rejoindre le compte de l'entreprise n'existeront plus dans le compte de l'entreprise. Cela peut affecter le niveau VIP du compte de l'entreprise car l'historique des commandes de ces utilisateurs ne sera plus pris en compte dans les dépenses annuelles d'impression du compte de l'entreprise.
Quitter le compte de l’organisation
Si vous souhaitez quitter le compte de l’organisation, vous pouvez vous rendre sur la page "Gérer les utilisateurs" dans "Mon compte". Lorsque vous quittez le compte de l'organisation, vous perdez l'accès à toutes les factures, commandes et adresses partagées. Vous conserverez l'accès à toutes les commandes que vous avez passées avec votre compte HelloPrint (également passées dans le cadre du compte de la société) et votre niveau VIP sera recalculé sur la base de vos propres commandes.
Compte VIP pour les comptes organisation
Les comptes organisation suivent la même logique VIP que tous les autres comptes. Tous les utilisateurs du compte organisation partagent le même niveau VIP que le compte organisation et bénéficient des réductions et avantages correspondants.
Les dépenses annuelles d'impression du compte entreprise sont calculées sur la base de la somme des dépenses d'impression annuelles de tous les utilisateurs actuels. Les commandes passées avant que les utilisateurs ne soient invités à ouvrir un compte organisation sont également prises en compte dans le calcul du niveau VIP.
Si un nouvel utilisateur est ajouté à l'organisation, ses dépenses d'impression annuelles sont incluses dans le calcul du niveau VIP.
Si un utilisateur est supprimé, les commandes qu'il a passées alors qu'il faisait partie du compte de l’organisation sont toujours prises en compte dans le calcul des dépenses annuelles d'impression. Les commandes passées avant que les utilisateurs ne soient invités à faire partie des comptes d’organisation ne seront plus prises en compte.
Définition d'une personne de contact
La personne de contact de l’organisation est la personne que nous contacterons au cas où nous devrions envoyer des informations spécifiques relatives à l’organisation.
Tous les utilisateurs peuvent changer de personne de contact en sélectionnant un autre utilisateur actif dans la page "Gérer les utilisateurs" du compte de l’organisation.
Par défaut, la personne qui démarre le compte de l’organisation est la personne de contact. S'il n'y a qu'un seul utilisateur dans l'organisation, il sera considéré comme la personne de contact pour ce compte.
Modifier les détails du compte de l’organisation
Si vous souhaitez modifier les détails du compte de votre organisation, vous pouvez le faire sur la page "Détails de l’organisation". Sur cette page, vous pouvez modifier le nom de l'entreprise, votre numéro de TVA et les informations relatives à la chambre de commerce. Tous les membres actifs du compte de l’organisation peuvent modifier ces informations.
Suppression du compte de l’organisation
Vous pouvez supprimer le compte de l’organisation via la page "Détails de l’organisation". Pour supprimer le compte, cliquez sur "Supprimer" et confirmez.
Tous les utilisateurs du compte de l’organisation ont le droit de le supprimer.
Si le compte est supprimé, tous les utilisateurs perdront l'accès aux adresses, factures et commandes partagées. Chaque utilisateur aura les commandes qu'il a passées avec son compte HelloPrint et chaque niveau VIP sera défini en fonction des dépenses d'impression annuelles individuelles.
