Wat is een bedrijfsaccount?
Met een bedrijfsaccount kun je jouw collega's uitnodigen om samen te werken aan bestellingen bij HelloPrint. Met een bedrijfsaccount kun je samen met collega's bestellingen plaatsen, je ontwerpen goedkeuren en facturen delen.
- Wil je je ontwerp expert toegang geven om bestanden voor je bestellingen te uploaden en goed te keuren?
- Wil je facturen van je bestellingen delen met je collega's van de boekhouding?
- Ga je met verlof en ben je van plan om je orders over te dragen aan een collega?
Maak dan gebruik van onze nieuwe functie "Bedrijfsaccount" op de pagina "Mijn account". Nodig je collega's uit en begin vandaag nog met samenwerken.
Een bedrijfsaccount maken
Om een bedrijfsaccount aan te maken log je eerst op de gebruikelijke manier in op HelloPrint met je e-mailadres en het bijbehorende wachtwoord. Zoek dan het veld "Bedrijfsaccount aanmaken" op binnen "Mijn account". Voeg je bedrijfsnaam toe om het account aan te maken. Je kunt in dit veld ook je BTW-nummer en Kamer van Koophandel informatie toevoegen. Na het succesvol aanmaken van het account, zullen je persoonlijke gegevens zoals je voornaam, achternaam en e-mail automatisch worden ingevuld.
Degene die het account aanmaakt is daarmee ook de eerste gebruiker van het bedrijfsaccount en de contactpersoon. Zodra het account is aangemaakt, krijg je toegang tot de pagina "Gebruikers beheren" waar je andere collega's kunt uitnodigen.
Gebruikers overzicht
Op de pagina "Gebruikers beheren" binnen het veld "Mijn account" kun je een overzicht vinden van alle gebruikers met hun status. Op deze pagina is het ook mogelijk om nieuwe gebruikers uit te nodigen en gebruikers te verwijderen. Een gebruiker kan verschillende statussen hebben:
- "Uitgenodigd": Dit betekent dat de gebruiker is uitgenodigd maar de uitnodiging nog niet heeft geaccepteerd of afgewezen.
- "Actief": De gebruiker heeft de uitnodiging geaccepteerd en is nu lid geworden van het bedrijfsaccount.
- "Afgewezen": De gebruiker heeft de uitnodiging afgewezen.
Als je een gebruiker die de uitnodiging eerder heeft afgewezen opnieuw wilt uitnodigen, kun je de gebruiker verwijderen op de pagina "Gebruikers beheren" en opnieuw uitnodigen.
Nieuwe gebruikers uitnodigen
Nodig nieuwe gebruikers uit om lid te worden van je bedrijfsaccount om samen te werken met je collega’s. Dit doe je door naar de pagina "Gebruikers beheren" te gaan in "Mijn account".
Om een gebruiker uit te nodigen, moet je zijn e-mailadres en voor- en achternaam opgeven. Je kunt meerdere gebruikers tegelijk uitnodigen voor het bedrijfsaccount. Uitgenodigde gebruikers ontvangen vervolgens een uitnodiging via e-mail. De uitnodiging verloopt na 96 uur, waarna indien nodig een nieuwe uitnodiging gestuurd kan worden. Zodra de uitnodiging succesvol is verzonden, ontvang je een bevestigingsmail van ons.
Zodra een nieuwe gebruiker is uitgenodigd, ontvangt deze een e-mail met de uitnodiging. Indien de gebruiker de uitnodiging accepteert, wordt diegene doorgestuurd naar de pagina "Bedrijfsaccount" in "Mijn account". Als de gebruiker nog geen HelloPrint-account heeft, moet deze eerst aangemaakt worden voordat diegene de uitnodiging accepteert. Indien de gebruiker de uitnodiging afwijst, kun je zijn record verwijderen op de pagina "Gebruikers beheren" en hem eventueel opnieuw uitnodigen.
Je wordt op de hoogte gehouden van de status van je uitnodigingen via e-mail en op de pagina "Gebruikers beheren".
Zodra een nieuwe gebruiker lid wordt van je bedrijfsaccount, krijgt deze toegang tot alle bestellingen die zijn geplaatst door de leden van het bedrijfsaccount, evenals tot het gedeelde adresboek en de facturen. Bovendien krijgen ze toestemming om gebruikers aan het bedrijfsaccount toe te voegen, een contactpersoon in te stellen en het bedrijfsaccount te bewerken of te verwijderen.
Gebruikersrechten in een bedrijfsaccount
Alle gebruikers in een bedrijfsaccount kunnen alle bestellingen bekijken die zijn geplaatst door de leden van de bedrijfsaccount in hun HelloPrint-account. Daarnaast hebben ze toegang tot het gedeelde adresboek en de facturen. Ze kunnen ook nieuwe gebruikers toevoegen aan het bedrijfsaccount, een contactpersoon instellen en het bedrijfsaccount bewerken of verwijderen.
De gedeelde bestellingen, facturen en adressen van de bedrijfsaccount bekijken
Op de pagina "Bestellingen" kun je alle geplaatste bestellingen bekijken die via het HelloPrint-account zijn geplaatst.
Op de pagina “Facturen” heb je toegang tot alle facturen van bestellingen die geplaatst zijn met het bedrijfsaccount. Op de pagina “Addressen” kun je alle adressen bekijken die je collega's hebben opgeslagen in hun HelloPrint-account.
Gebruikers verwijderen
Als je gebruikers wilt verwijderen uit het bedrijfsaccount, kun je dit doen op de pagina "Gebruikers beheren" binnen "Mijn account". Klik op het pictogram "Verwijderen" naast de gebruiker die je wilt verwijderen.
Wanneer een gebruiker wordt verwijderd, verliest diegene de toegang tot de gegevens van het bedrijfsaccount en de bestellingen die door collega's zijn geplaatst. De gebruiker behoudt echter zijn HelloPrint-account en alle door hem geplaatste bestellingen (inclusief de bestellingen die ze hebben geplaatst als onderdeel van het bedrijfsaccount).
Nadat een gebruiker is verwijderd, zullen de bestellingen die ze hebben geplaatst voordat ze lid werden van het bedrijfsaccount niet langer bestaan in het bedrijfsaccount. Dit kan invloed hebben op het VIP-niveau van het bedrijfsaccount, omdat de bestelgeschiedenis van deze gebruikers niet langer meetelt voor de jaarlijkse printuitgaven van het bedrijfsaccount.
Het bedrijfsaccount verlaten
Indien je het bedrijfsaccount wilt verlaten, kun je naar de pagina "Gebruikers beheren" gaan binnen "Mijn account". Hierdoor zul je de toegang tot alle gedeelde facturen, bestellingen en adressen verliezen. Je behoudt wel toegang tot alle bestellingen die je hebt geplaatst met je HelloPrint-account en bestellingen die je geplaatst hebt terwijl je deel uitmaakte van het bedrijfsaccount. Je VIP-niveau zal opnieuw berekend worden op basis van je eigen bestellingen.
VIP-voorwaarden voor bedrijfsaccounts
Bedrijfsaccounts volgen dezelfde voorwaarden voor VIP als alle andere accounts. Alle gebruikers van het bedrijfsaccount hebben hetzelfde VIP-niveau en profiteren van de relevante kortingen en voordelen.
De jaarlijkse drukwerkuitgaven voor de bedrijfsaccount worden berekend op basis van de som van de jaarlijkse drukwerkuitgaven van alle huidige gebruikers. Bestellingen die zijn geplaatst voordat gebruikers werden uitgenodigd voor een bedrijfsaccount worden ook meegenomen in de berekening van het VIP-niveau.
Als een nieuwe gebruiker aan de organisatie wordt toegevoegd, worden zijn jaarlijkse drukwerk uitgaven meegenomen in de berekening van het VIP-niveau.
Als een gebruiker wordt verwijderd, tellen de bestellingen die zijn geplaatst terwijl diegene deel uitmaakte van het bedrijfsaccount nog steeds mee voor de jaarlijkse drukwerk uitgaven. De bestellingen die zijn geplaatst voordat gebruikers werden uitgenodigd voor bedrijfsaccounts worden in dat geval niet meer meegeteld.
Contactpersoon instellen
De contactpersoon van het bedrijf is de persoon met wie wij contact zullen opnemen indien we specifieke informatie moeten opsturen of opvragen.
Alle gebruikers kunnen de contactpersoon wijzigen door een andere actieve gebruiker te selecteren op de pagina "Gebruikers beheren" van het bedrijfsaccount.
De persoon die het bedrijfsaccount opstart is standaard het contactpersoon. Indien er slechts één gebruiker in de organisatie is, wordt deze ook beschouwd als het contactpersoon voor het bedrijfsaccount.
Bedrijfs Accountgegevens bewerken
Indien je de gegevens van je bedrijfsaccount wilt wijzigen, kun je dat doen op de pagina "Bedrijfsgegevens". Op deze pagina kun je de bedrijfsnaam, je btw-nummer en KvK-informatie wijzigen. Alle actieve leden van het bedrijfsaccount kunnen deze gegevens bewerken.
Bedrijfsaccount verwijderen
Je kunt het bedrijfsaccount verwijderen via de pagina "Bedrijfsgegevens". Om het account te verwijderen, klik je op "Verwijderen".
Alle gebruikers van het bedrijfsaccount hebben toestemming om het account te verwijderen.
Indien het account wordt verwijderd, verliezen alle gebruikers toegang tot gedeelde adressen, facturen en bestellingen. De bestellingen worden onderverdeeld onder diegene die de specifieke bestellingen heeft geplaatst. Vervolgens wordt elk VIP-niveau bepaald op basis van de individuele jaarlijkse drukwerkuitgaven.
